זרקור על מודל "המערכות הפתוחות" בייעוץ ארגוני ועיסקי – אימון לאיכות כוללת – ייעוץ ארגוני והדרכה

זרקור על מודל "המערכות הפתוחות" בייעוץ ארגוני ועיסקי

מודל "המערכות הפתוחות" של Harrison & Shiromn
תיאורית המערכות
הנו מדע בין תחומי שהתפתח באמצע המאה שעברה. התיאוריה החלה את דרכה מתוך תאור מערכות ביולוגיות והפכה במשך השנים למדע בין תחומי שמאפשר טיפול בכל סוגי המערכות, התיאוריה של הביולוג הגרמני לודויג פון ברטלנפי (Karl Ludwig von Bertalanffy ,1901-1972) מסבירה את התופעות המדעיות במדעי החברה ובמדעי הטבע יחדיו. המערכת, לפי ברטלנפי היא שלמות שמורכבת מחלקים הנמצאים ביניהם בפעילויות גומלין, גישה זו מתמקדת ביחסי הארגון עם סביבתו, ישנן מערכות סגורות המתקיימות בתוך עצמן אך לא ניתנות לקיום במערכות אנושיות, מערכת חייבת להיות מערכת פתוחה, כלומר מערכת המקיימת יחסי גומלין עם הסביבה, בכל מערכת חייבות להיות כניסות, תשומות תהליך המרה, עיבוד ויציאות, תפוקות, כאשר התשומות והתפוקות מחברות את המערכת אל הסביבה, הנחת היסוד בתורה זו היא שמערכת היא מכלול של חלקים המקיימים אינטראקציה ביניהם והמביאים למצב שבו "השלם הוא יותר מסכום חלקיו", עפ"י פיטר מ. סנג'י (2008) ישנה חשיבות בראיית השלם ע"י התבוננות באינטרקציה בין היחידות ומתוך הנחה זוHarrison & Shiromn  בוניםאת המודל.

לפי מודל זה נדרש להתייחס לארגון כאל מערכת פתוחה. מוגדרת כאוסף של רכיבים שיש בניהם יחסי גומלין, הם פועלים ביחד כדי להשיג מטרות כלשהן, לפי מודל זה ארגון הוא מערכת בעלת רכיבים שהם העובדים, תפקידים וכו' ויש בניהם יחסי גומלין, כדי להשיג את מטרות המערכת, הארגון.

ארגון הוא לא רק מערכת, אלא מערכת פתוחה שדורשת תשומות ובתוכה מתרחש תהליך המרה, עיבוד לקבלת תפוקות. בארגונים התשומות זה כ"א, כסף, חומרי גלם ועוד. והתפוקות אלו מוצרים או שירותים.

מערכת פתוחה בניגוד למערכת סגורה, נמצאת ביחסי גומלין עם הסביבה ולמעשה זקוקה לסביבה לצורך קליטת התשומות, עיבודן ולאחר מכן התפוקות מועברות לסביבה.

לכן כשאנו מעוניינים לאבחן בעיה ארגונית ולהציע לה פתרון, אנו צריכים לראות את הארגון כמערכת פתוחה- אוסף של רכיבים שיש בניהם תלות הדדית והם קשורים לסביבה, בהתאם לשרטוט הבא:

Open Systems בהמשך לשרטוט, בכדי שההתנהגויות, התהליכים והטכנולוגיה יוכלו להפוך את התשומות לתפוקות, צריכים להתקיים בארגון שני מרכיבי יסוד:

א.   מנטלי- התרבות הארגונית, אמונות, ערכים, הנחות יסוד, תחושות העובדים.

ב.    פיזי- המבנה הארגוני, שמשקף את חלוקת העבודה בתוך הארגון, את החלוקה לתפקידים ואת היחסים בין התפקידים השונים. כל סוג של מבנה מחלק אחרת את התפקידים ומגדיר אחרת את הקשרים בניהם.

 

השלבים הנדרשים לפי מודל זה:

  1. להגדיר מהן התפוקות בעלי הערך בעיני הלקוח (מוצרים/שירותים).
  2. לקבוע מהן התשומות הנדרשות להפקת תפוקות אלו (הון, אנשים, טכנולוגיה, חומרי גלם).
  3. לקבוע מהן תהליכי ההמרה הנדרשים להפוך את התשומות לתפוקות ביעילות.
  4. להבחין בין יעילות לאפקטיביות (תאום בין תת המערכות לעומת תיאום בין המערכת לסביבה).

 

נקודות לאבחון על פי מודל זה:

-ניתן לנתח את המערכת בכמה רמות ניתוח (אנשים, קבוצות, צוותים, כל הארגון).

-התאמות ואי התאמות בין המערכת לסביבה (למשל חיפוש עובד מיומן ואין בנמצא).

-הסתכלות החוצה בקשר ארגון- סביבה.

-התלות בין חלקי המערכת בינם לבין עצמם.

-אבחון פערים במערכת בין המצב המצוי למצב הרצוי